Het ontwikkelverhaal in relatie tot kwaliteit en veiligheid

4.1 Inleiding

In augustus 2016 is het verscherpt toezicht opgeheven, in november 2016 is het bijzonder beheer van de Rabobank ingetrokken en in december 2016 ontving Vanboeijen het HKZ-certificaat terug. Met de afronding van de reorganisatie van het middenmanagement in april 2017 is de basis gelegd om met elkaar verder te bouwen aan de mooie organisatie die Vanboeijen is. Het belangrijkste uitgangspunt daarbij is de vraag van onze cliënten die in alles wat we doen centraal staat. Dit is uitgewerkt in het ontwikkelverhaal van Vanboeijen.

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) heeft in 2016 een aantal bevindingen gedaan die in een plan van aanpak zijn opgenomen en is er een start gemaakt met het werken aan verbetering.

Het afgelopen jaar is er gewerkt aan ontwikkelingen waarbij we met elkaar zorgen voor continuïteit, stabiliteit van kwaliteit van zorg en een gezonde bedrijfsvoering. Er is gewerkt aan een cultuur van vakmanschap en vertrouwen. Dit betekent dat iedereen vanuit professionele deskundigheid handelt.

Vanboeijen richt zich op het waarmaken van de wensen, dromen en talenten van haar cliënten, binnen haar mogelijkheden. Het brede ontwikkelperspectief is dat Vanboeijen een open, cliëntgestuurde en vernieuwende gehandicaptenzorgorganisatie is, passend bij deze tijd, midden in de maatschappij.

De speerpunten in het ontwikkelverhaal van Vanboeijen zijn: bij Vanboeijen wordt gewerkt in krachtige teams waarbij (persoonlijk) begeleiders, cliënten en ouders/ verwanten intensief met elkaar samenwerken en samen keuzes maken op locatie. We leren ontwikkelingsgericht en werken vanuit eigen verantwoordelijkheid (nemen) en vertrouwen in elkaar. Bij Vanboeijen werken medewerkers die trots zijn op wat ze hierin gezamenlijk bereiken. Daarnaast willen we samenwerking en (maatschappelijke) participatie – meedoen in de samenleving - binnen én buiten de organisatie vergroten. Dit maakt Vanboeijen professioneler en een sterke speler binnen het werkveld. We richten onze blik meer naar buiten, we tonen ondernemerschap. We hebben goede relaties in het zorgnetwerk en de wereld buiten Vanboeijen. We zijn daardoor ook beter vindbaar en bereikbaar voor (nieuwe) cliënten met een ondersteuningsvraag en hun ouders/verwanten.

4.2 Continu leren en verbeteren

Samenwerking en kennisdeling rond doelgroepen

Om kennis te borgen, te delen en te verrijken werkt Vanboeijen met doelgroepen. Op zoek naar kansen en mogelijkheden en aan de hand daarvan verdiepen en door ontwikkelen van de ondersteuning binnen Vanboeijen. Hierdoor ontstaan gesprekken, discussies, meer contact en het delen van kennis en kwaliteit tussen locaties onderling en met ABC (Advies, Behandeling, Consult). Locaties kunnen leren van en met elkaar. De kracht van het met elkaar doen levert inhoudelijk veel op. 

De doelgroepen zijn:

  1. Kind en Jeugd met moeilijk verstaanbaar gedrag
  2. Volwassenen met moeilijk verstaanbaar gedrag 
  3. Ernstig Meervoudig Beperkten (EMB)
  4. Ouderen: geriatrische problematiek en revalidatie
  5. Licht Verstandelijk Gehandicapten

De kern van alles is dat we de inhoud en de kwaliteit van ondersteuning en begeleiding voor onze cliënten centraal stellen. Bewust zijn van de kwaliteit in onze dagelijkse ondersteuning aan cliënten is een continu proces. Op alle niveaus in de organisatie werken we daarom volgens continu leren en verbeteren via de Plan, Do, Check, Act-methodiek (PDCA). Om behaalde resultaten vast te houden en als organisatie niet stil te staan. We werken niet volgens een vooropgezet vijfjarenplan, maar stellen jaarlijks bij. We betrekken altijd cliënten, ouders/verwanten en medewerkers hierbij.

4.3 Het programma in relatie tot het kwaliteitskader

Om te werken aan bovenstaand ontwikkelperspectief is er een programma voor 2017-2018 met 10 projecten die in onderlinge samenhang uitgewerkt worden.

Thema van het programma is 'Thuis en op het werk bij Paulien, Ahmed en Dinie...', met als doel bouwen aan de bedoeling van Vanboeijen: wonen, werken en vrije tijd voelt als thuis voor elke cliënt waar het schoon, gezellig en veilig is.

Doel van het programma is:

  • Beter aansluiten bij de leefwereld van de cliënt
  • Beter samenwerken
  • De basis op orde brengen

In bijlage B is de Infographic van het programma te vinden, waar in één oogopslag de inhoud van het programma gepresenteerd wordt.

In onderstaande paragrafen worden de projecten op hoofdlijnen beschreven. Verderop in dit rapport komen de projecten uitgebreider aan bod.

1. Welkom bij Vanboeijen

Klantvriendelijke intake en contact

Er komt één ingang voor nieuwe cliënten en ouders/verwanten. Wij geloven daarbij in de kracht van persoonlijke aandacht en persoonlijk contact. Daarom laten onze cliëntadviseurs nieuwe cliënten en hun ouders/verwanen graag zien en ervaren hoe het bij ons gaat. Iedereen is welkom bij Vanboeijen, ons principe is niet OF maar HOE wij de ondersteuning bieden die van ons gevraagd wordt.

Lees meer

2. Werken in de driehoek

Het doel van het project werken in de driehoek is om het gesprek in de driehoek met ‘cliënt-verwant-persoonlijk begeleider’ krachtig neer te zetten. Het gesprek in driehoek is de kern van waaruit kwaliteit ontstaat. Vanuit het project is een praktische werkmethode ontwikkeld voor het voeren van gesprekken in de driehoek zowel op cliëntniveau als op locatieniveau. De uitkomsten van het gesprek in de driehoek resulteert zich in onder andere het persoonlijk plan van de cliënt. Deze werkmethode is tot stand gebracht in samenwerking met cliënten, verwanten en medewerkers. De werkmethode op locatie is gereed en uiteenzet in ‘Met elkaar op locatie’. 

Lees meer

3. Persoonlijk plan staat voorop

Doel van het project is één persoonlijk plan voor iedere cliënt waarin wonen, werken en vrije tijd samenkomen. Het persoonlijk plan geeft de actuele situatie van de behoefte van de cliënt en de afgesproken ondersteuning weer. Het persoonlijk plan is daarmee het centrum voor ondersteuning aan cliënten. Het persoonlijk plan wordt geordend op basis van acht domeinen van kwaliteit van bestaan (Schalock).

Al vele jaren wordt er gediscussieerd over kwaliteit van bestaan. Volgens Schalock wordt de ervaren kwaliteit van bestaan beïnvloed door persoonlijke en omgevingsfactoren en de interacties daartussen. Kwaliteit van bestaan wordt vergroot als mensen zelf participeren in beslissingen over hun eigen leven en meedoen in de samenleving net als ieder ander. De ervaren kwaliteit van bestaan wordt het beste gewaarborgd door persoonlijke ondersteuning  en begeleiding op maat.

Uitgangspunten van dit plan zijn:

  • De cliënt staat centraal: het plan is van de cliënt zelf
  • Het wordt geschreven door de driehoek cliënt - ouder/verwant - begeleider
  • Het is multidisciplinair: alle partijen werken erin samen

In 2017 zijn koploperteams met de nieuwe indeling van het persoonlijk plan aan de slag gegaan. In de periode september 2017 tot april 2018 is het nieuwe persoonlijk plan geïmplementeerd bij alle teams. Het komende jaar en de komende jaren wordt er aandacht geschonken aan het optimaliseren van de totstandkoming van de persoonlijk plannen in de driehoek.

Lees meer

4. Beter sturen op resultaat met de betekeniskaart

De betekeniskaart is in 2017 ontwikkeld en in gebruik genomen door de zorgmanagers en de managers van de ondersteunende diensten. De betekeniskaart wordt onderdeel van de kwartaalgesprekcyclus en het jaarplan van iedere locatie en ondersteunende dienst. Er zijn kritische prestatie indicatoren (KPI’s) ontwikkeld die aansluiten op het ontwikkelverhaal. De KPI’s betreffen onder andere de drie thema’s van het programma; aansluiten bij de wens van de cliënt, samenwerken in de driehoek en basis op orde. Aan de hand van deze KPI’s wordt gemonitord of we dichterbij de doelen van Vanboeijen komen, zowel op locatie- als op organisatieniveau.

Lees meer

5. Krachtige teams door vakmanschap, vertrouwen en dialoog

Dat betekent dat vanuit vakmanschap en vertrouwen teams ruimte, vrijheid en eigen verantwoordelijkheid hebben om zaken te initiëren en op te pakken om aan te kunnen sluiten bij wat de cliënt nodig heeft. In 2017 hebben we een praatplaat gemaakt waarin de spelregels staan en helder is weergegeven wat een team zelf kan regelen en waar ondersteuning gevraagd kan worden (zie bijlage C: praatplaat krachtige teams). Ook is een aantal teams met coaches aan de slag gegaan om zich verder te ontwikkelen.

Lees meer

6. 24-uurs zorg

In het kader van het verbeteren van de nachtzorg is er gekozen om de 24-uurszorg anders te organiseren, waarbij een structuur gecreëerd wordt die het mogelijk maakt om continuïteit, kwaliteit, veiligheid en doelmatigheid binnen wonen te kunnen borgen.

Ten eerste omdat de zorg vanuit een integrale visie op zorgverlening en domotica vanuit de vraag van de cliënt wordt georganiseerd: de begeleiding en ondersteuning is leidend en de medewerkers van de woonlocatie voeren de regie. In de tweede plaats omdat met de herinrichting de noodzakelijke optimalisering van de kwaliteit van de zorgverlening in de nacht mogelijk wordt en daarmee een stevige verbinding in de woonlocaties wordt gelegd. Tenslotte is het door deze structuur mogelijk om zorg op afstand (d.m.v. domotica) op termijn ook overdag in te zetten, waarmee de veiligheid voor cliënten vergroot wordt en de medewerkers te scholen voor dit specifieke vakgebied.

Lees meer

7. Basis (zorg)ondersteuning op orde

Om de basis op orde te krijgen is er in 2017 binnen Vanboeijen op een aantal thema’s voortgang geboekt. In voorwaardelijk opzicht zijn hiervoor op organisatieniveau acties uitgevoerd zoals het (her)schrijven van het medicatiebeleid en het aanscherpen van het hygiënebeleid. In 2017 was kwaliteitsborging een speerpunt in het beleid van Vanboeijen. Binnen de nieuw ingerichte organisatie is het eigenaarschap voor kwaliteit en veilige zorg nadrukkelijk belegd in het primaire proces en zijn de zorgmanagers en teams verantwoordelijk. Dit past in de ontwikkeling naar een krachtig team.

Ten behoeve van het leveren van verantwoorde en veilige zorg is in 2017 een plan van aanpak uitgevoerd die moet leiden tot de 'basis op orde'. De basis op orde betekent bij Vanboeijen dat er een verbetercultuur is waarin verantwoorde en veilige zorg en ondersteuning wordt geboden die voldoet aan wet en regelgeving. Als start hiervoor is door de zorgmanager voor iedere locatie een analyse gemaakt, op basis waarvan directe verbeteringen zijn doorgevoerd en actieplannen zijn voorbereid om de locatie op orde te krijgen.

Op een zevental locaties van Vanboeijen zijn pre-inspecties door een oud inspecteur van de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) uitgevoerd met als doel te leren en te verbeteren. De algemene conclusie is dat op alle locaties op het gebied van kwaliteit van zorg verbeteringen nodig zijn. Hiervoor zijn de volgende acties uitgevoerd:

  1. Inzet van de functionaris ondersteuner kwaliteit en veiligheid om de teams te ondersteunen t.b.v. concrete resultaten om de veiligheidsrisico’s voor cliënten te verminderen;
  2. Naast de zaken die direct op orde gemaakt kunnen worden, zijn er ook acties die op organisatieniveau voorbereid moeten worden. Denk hierbij aan procedures en werkinstructies rond voorschrijven en delen van medicatie of het opnemen van verbeterde onderdelen in het ECD waaronder de BOPZ kaart;
  3. Verplichte scholingen voor medewerkers op het gebied van hygiëne, medicatie, vrijheidsbeperking en agressie. Deze zijn voor een deel uitgevoerd in 2017 en geborgd in het scholingsplan 2018.

Naast de meetbare kwaliteit wordt de voelbare en merkbare kwaliteit steeds belangrijker. Dat betekent bewustwording en met elkaar in gesprek blijven over het verbeteren van de kwaliteit van zorg.

Lees meer

8. Kwaliteit continu verbeteren

8.1. Het project MIC – MIM

Het project MIC en MIM is in 2017 gestart. Aanleiding van het project is dat verbetering aan de hand van het leren van incidenten door structurele analyses verdere ontwikkeling behoeft. Daarnaast was het beleid niet bij alle locaties bekend als gevolg van grote verschillen in meldgedrag.

In de eerste fase zijn processen en werkwijzen in beeld gebracht en beschreven. Implementatie is gestart in pilotvorm. In het najaar zijn de deelnemende pilotteams geschoold in het leren analyseren van incidenten en het kunnen nemen van de juiste maatregelen (Plan-Do-Check-Act-cyclus). De scholing legt het accent op het leren analyseren en het creëren van bewustwording over waarom incidenten gemeld moeten worden.

Ter ondersteuning op de organisatiebrede uitrol, om incidenten op een juiste manier te melden en te analyseren, wordt een ondersteunend systeem geïmplementeerd op dit moment én voor de uitrol in 2018. Daarnaast kan er met dit ondersteunend systeem, op geaggregeerd niveau, een goede analyse worden gemaakt, waardoor de oorzaken van incidenten en de trends worden gevonden. Kortom, Vanboeijen is een lerende organisatie voor wat betreft leren > verbeteren > voorkomen van incidenten.

8.2. Medicatieveiligheid

In 2017 is er veel aandacht besteed aan het verbeteren van de medicatieveiligheid op de locaties. Er is een start gemaakt met het organiseren van bijeenkomsten voor de aandachtsfunctionarissen medicatie om kennis met elkaar te delen en antwoorden te geven op vragen. Tegelijkertijd is het medicatiebeleid herzien en beschreven op basis van de Veilige Principes in de Medicatieketen. In 2018 zal de ontwikkeling van het beleid, de implementatie hiervan en deskundigheidsbevordering bij medewerkers doorgaan en verder doorontwikkeld worden.

Lees meer

9. Juiste medewerker op het juiste moment

Thema’s hier zijn de strategische personeelsplanning, duurzame inzetbaarheid en capaciteitsmanagement.

Met het oog op strategisch HR-beleid en vormgeven van een kwalitatieve personeelsplanning voor de langere termijn is in 2017 een verkenning geweest. Afgesproken is, om voor de korte termijn, vraaggericht een aantal HR vraagstukken op te pakken, zoals arbeidsmarktvraagstukken, beloningsvraagstukken, mobiliteit en loopbaan. En om planning voor de langere termijn te koppelen aan strategieontwikkeling binnen Vanboeijen.

9.1. Inhaalslag opleidingen

Op verschillende opleidingsterreinen wordt dit jaar een inhaalslag gemaakt rondom opleidingen om de kwalificaties van medewerkers op het gewenste niveau te brengen. Het gaat om de opleidingen omgaan met agressie, BOPZ-maatregelen, voorbehouden handelingen en medicatie.

9.2. Werving- en selectiebeleid

Het werving- en selectiebeleid is aangescherpt op basis van aanvullende eisen rondom geschiktheid voor werken in de VG-sector en specifiek voor de doelgroep binnen Vanboeijen. Ook zullen we de assessmenttool (EQ-i ) die we al in huis gebruikten meer en constructief inzetten bij het selectieproces voor zorgmedewerkers.

Lees meer

10. Vanboeijen laten zien: binnen én buiten

Om vanaf 2016 uit de crisis te komen is Vanboeijen, om de basis op orde te krijgen,  vooral op haar eigen interne processen gericht geweest.  Er zijn forse stappen gezet. Hierdoor kan Vanboeijen haar maatschappelijke relevantie versterken en doorgroeien. Vanboeijen wil zichtbaarder en beter vindbaar zijn voor de buitenwereld, voor nieuwe bewoners en cliënten, hun ouders/verwanten en voor organisaties waarmee Vanboeijen kan samenwerken of die stakeholder (kunnen) zijn.

De eerste stap is gericht op de communicatie; uitdragen waar Vanboeijen voor staat en wat dat betekent in het dagelijks leven van de cliënt, de verwant en de medewerker. Hiervoor is in 2017 een nieuwe website ontwikkeld: vanboeijen.nl. Deze site heeft een oude site vervangen. Vanboeijen heeft nu een site die past bij het Vanboeijen van nu. Een site vol beleving, relevante informatie en mooie verhalen. 

4.4 Ontwikkelafspraken met het zorgkantoor in 2017

Vanboeijen heeft met het zorgkantoor verbeterafspraken gemaakt. Naast de doorontwikkeling van het ECD en het Huis Vanboeijen, zijn er verbetertrajecten gestart rondom de vitaliteit van bewoners en de ondersteuning en begeleiding voor de ouder wordende cliënt.

Huis Vanboeijen

Huis Vanboeijen is een online platform dat het werken in de driehoek ondersteunt. Het wordt gebruikt om het wel en wee op een locatie in de betrokken driehoek (cliënten, ouders/ verwanten en medewerkers) te delen. In 2017 zijn acht locaties live gegaan. De ervaringen zijn positief. Vooral het uitwisselen van foto’s met ouders/ verwanten is een geliefde bezigheid. In de volgende fase worden de digitale functies als beeldbellen, apps voor de doelgroep en beeld/ spraakfuncties toegevoegd.

Project vitaliteit

Het project gezonde leefstijl voorziet in een behoefte en heeft een positief effect op de vitaliteit van onze cliënten. De kwaliteit van leven van onze cliënten wordt vergroot als zij een leefstijl hebben die zorgt voor een toename in hun vitaliteit. In het kader van ontwikkelperspectief voor onze cliënten kan een leefstijlscan voor individuele cliënten inzicht geven in mogelijke acties die ervoor kunnen zorgen dat de vitaliteit verbetert. In totaal zijn er 45 leefstijlscans uitgevoerd in 2016 en 2017.

Project Ouderen

Binnen Vanboeijen hebben we steeds meer ouder wordende cliënten en ook cliënten met dementie. Het begeleidingsprogramma en scholingsprogramma concentreert zich op kennis van en omgaan met dementie. Hierbij maken we gebruik van DCM (dementia care mapping). Een instrument om gedrag van personen met dementie in beeld te brengen en zo informatie te krijgen over waar iemand blij of juist niet blij van wordt. Doel is de ander beter begrijpen en beter aan te sluiten op diens behoefte. In totaal hebben in 2017  binnen Vanboeijen negen (DCM) trajecten plaatsgevonden. Vijf daarvan waren groepstrajecten en vier waren individuele trajecten. Daarnaast is er een begeleiding- en scholingsprogramma speciaal hiervoor ontwikkeld. Ook in 2018 zullen we hieraan een vervolg geven binnen Vanboeijen.